La supervisione per lavorare meglio

La supervisione per lavorare meglio

SupervisioneNell’attività lavorativa quotidiana è normale incontrare difficoltà di varia natura.

La capacità di superare tali difficoltà è una componente indispensabile perché ogni membro del gruppo possa lavorare con serenità e collaborare in modo ottimale con i colleghi favorendo il perseguimento degli obiettivi dell’organizzazione e il pieno raggiungimento dei risultati desiderati.

In questo articolo descriverò l’attività di supervisione come strumento utile per favorire la risoluzione dei problemi e per rendere efficace ed efficiente il lavoro personale e dei gruppi.

Le difficoltà che si incontrano nella quotidianità possono riguardare vari aspetti, riconducibili alle seguenti aree:

  • Aspetti organizzativi
  • Caratteristiche personali
  • Dinamiche relazionali

Vediamone alcuni dettagli.

Gli aspetti organizzativi, pur nella loro concretezza e quindi apparente semplicità, generano spesso spreco di energie e conflitti, nel momento in cui non è chiaro che cosa va fatto, come, con che tempi e da chi.

Pianificare il lavoro, definire e condividere verso quali obiettivi è orientato, a chi competono le varie attività che esso prevede e le corrette modalità in cui esse vanno svolte, favorisce la chiarezza mentale di ogni componente del gruppo di lavoro rispetto al proprio contributo, alle aree di cui si occupano altri colleghi e in ultima analisi all’intero processo lavorativo. Di conseguenza permette di consolidare il coinvolgimento personale nel perseguimento degli obiettivi, la percezione del proprio valore e della propria importanza all’interno del funzionamento generale e l’assunzione di responsabilità.

Le caratteristiche personali sono un aspetto più delicato da trattare in ambito lavorativo, ma occorre tenerne conto sia perché è eticamente giusto mettere il lavoratore nelle condizioni migliori per svolgere il proprio compito, sia perché se il lavoratore sta bene lavora meglio e cogliere quali caratteristiche sono una risorsa da ottimizzare e quali possono rivelarsi un ostacolo è funzionale rispetto alle finalità dell’organizzazione.

Pertanto può essere fondamentale rilevare il livello di competenza, di motivazione, la capacità di gestione dello stress, la presenza di abilità trasversali (strategie di risoluzione di problemi, comunicazione efficace, collaborazione, intraprendenza, ecc.).

Le dinamiche relazionali hanno un livello di complessità maggiore, in quanto discendono dalle caratteristiche personali e dalla relazione tra un certo numero di persone, che sono chiamate a incontrarsi e lavorare insieme quasi sempre senza essersi scelte.

Le persone si interfacciano in relazioni duali ma nello stesso tempo si confrontano con un gruppo di riferimento, che può essere interpretato come un’entità con caratteristiche particolari che occorre tenere in debita considerazione per favorire il benessere di ogni suo componente e garantire così il buon andamento delle attività lavorative nel perseguimento degli obiettivi.

Da questo punto di vista è fondamentale cogliere l’umore del gruppo, l’armonia generale, la capacità di condividere informazioni e vissuti, la motivazione generale, la capacità di collaborare con efficacia ed efficienza, il ruolo che ognuno tende ad assumere all’interno del gruppo (leader positivo o accentratore, gregario, stile compiacente o critico ecc.) e la relazione con quello affidatogli.

La supervisione è un’attività che favorisce la consapevolezza delle difficoltà che il gruppo nel suo insieme e/o i singoli componenti si trovano ad affrontare e l’individuazione di possibili soluzioni, grazie al supporto di un esperto esterno, che in quanto tale fornisce uno sguardo privilegiato, “dall’alto”, come il termine super-visione suggerisce.

Chi è emotivamente coinvolto in un problema fa fatica a percepirne le soluzioni, proprio come chi si trova in una situazione confusa o sconosciuta (un labirinto, una strada mai percorsa, una zona buia o nebbiosa…) non riesce a vedere le possibili vie d’uscita. Il supervisore cerca di favorire il distacco emotivo dalla situazione, al fine di permettere un più agevole accesso alle strategie di risoluzione dei problemi e una maggiore chiarezza mentale che dia spazio ad intuizioni su strade da poter percorrere.

Dunque la supervisione è fondamentalmente uno spazio e un tempo in cui ci si ferma a riflettere su ciò che si sta facendo e sulle direzioni da dare alle future attività.

Può essere svolta individualmente o in gruppo. La prima modalità permette di personalizzare l’attività e di affrontare eventuali nodi personali che impediscono agilità di movimento in ambito lavorativo. La seconda acquista spessore grazie ai contributi di più persone e al modo in cui ognuno risuona di quanto gli altri affermano.

Essa prevede alcune fasi che tendono ad una chiarificazione del problema e del contesto in cui esso è nato, in modo da poter individuare interconnessioni, cause ed effetti, possibili modificazioni degli elementi presenti, al fine di generare scenari nuovi e più funzionali.

Descriverò dunque tali fasi facendo riferimento ai gruppi di lavoro presenti nelle organizzazioni. Le stesse considerazioni si possono comunque riferire al lavoro individuale, in cui semplicemente manca l’apporto di altre persone.

Innanzitutto il conduttore, nel tentativo di comprendere il problema, cerca di acquisire tutte le informazioni necessarie e il fatto stesso di doverle fornire con chiarezza implica uno sforzo di descrizione del quadro finora confuso, le cui linee man mano vanno delineandosi sia per chi lo sta descrivendo, sia per il supervisore, sia per gli altri partecipanti, che seguono il processo di chiarificazione della situazione e possono dare anch’essi il loro contributo alla descrizione.

Già questo primo step produce risultati notevoli, in quanto un po’ alla volta tutto si fa chiaro e si riesce a distinguere gli aspetti che non destano preoccupazione, le parti “sane” della situazione, dalle zone “calde”, i nodi che è necessario sciogliere. Si coglie dunque che non è l’intera situazione che costituisce un problema, ma solo alcuni aspetti circoscritti. Ciò produce una sensazione di maggiore leggerezza e possibilità di soluzione.

Per favorire la comprensione degli elementi in gioco il supervisore a questo punto evidenzia e restituisce al gruppo alcuni aspetti che durante la narrazione lo hanno colpito rispetto alla genesi del problema e dell’impasse che è venuta a crearsi, propone chiavi di lettura e interpretazioni della vicenda descritta e mette in luce quali aspetti possono essere una buona risorsa e quali aspetti sono da tenere in debita cura perché possono essere un ostacolo alla risoluzione del problema o addirittura aggravarlo.

I membri del gruppo a questo punto possono commentare la rilettura offerta loro dal supervisore, generando uno scambio creativo e un confronto tra i modi in cui ognuno vede ora la situazione come è andata delineandosi: di fatto è la stessa situazione, ma vista con occhi diversi. In tal modo si chiarisce sempre di più il quadro generale e insieme alla maggiore consapevolezza ognuno recupera maggiore potere d’azione rispetto all’impasse e al senso di chiusura e impotenza iniziale.

La fase finale consiste nell’individuazione di possibili strategie concrete e nella pianificazione di azioni correttive per superare il problema. Dunque il gruppo acquista intenzioni e concrete possibilità d’azione: il processo che viene così messo in moto andrà monitorato e i risultati ottenuti andranno valutati per accertarsi che le decisioni prese siano funzionali per il superamento del problema.

L’efficacia dell’attività di supervisione dipende dal modo in cui la si interpreta. Essa non ha alcun valore se non si ha un atteggiamento attivo e propositivo, mentre risulta estremamente preziosa per quanti sentono che la riflessione e il confronto siano un investimento per recuperare energia, fiducia nelle proprie competenze e nel gruppo di lavoro, spunti concreti per intervenire con efficacia nelle situazioni di difficoltà.

È un’attività molto utilizzata nelle organizzazioni, sia in ambito aziendale che nei servizi alla persona, pur nelle relative diversità di finalità, obiettivi, aspettative, modalità operative e stili di gestione delle risorse. Per coglierne l’effettiva utilità occorre farne esperienza, andando al di là della descrizione teorica, ovvero occorre sospendere il giudizio e provare a vedere se e come può essere funzionale alle specifiche esigenze.

Manteniamo la calma!

DiscussioneTi sei mai sentito dire (o hai mai detto a qualcuno), in qualche situazione complicata, manteniamo la calma! con voce risoluta, se non alterata? Hai forse risposto (o ti sei sentito rispondere) come si fa a mantenere la calma in questa situazione?!!! ormai in preda alla rabbia?

In questo articolo desidero dare alcune indicazioni proprio per mantenere la calma o recuperarla nel più breve tempo possibile, quando la si è persa. I motivi per cui è importante imparare come fare a preservare questo stato di serenità interiore sono fondamentalmente due:

  1. la calma, la serenità, la tranquillità, il rilassamento sono piacevoli di per sé, in quanto aspetti fondamentali del benessere psicofisico.
  2. lo stato di calma ci predispone positivamente verso le attività quotidiane, in quanto favorisce la concentrazione e la capacità di utilizzare in modo efficace le proprie risorse.

Al contrario, l’agitazione, la tensione , l’ansia, le preoccupazioni, oltre ad essere segni e motivo di malessere, da cui si tende ad allontanarsi istintivamente, creano ulteriori disfunzioni psicofisiche e inutile spreco di energie.

Per individuare cosa fare per preservare la calma può essere utile sapere che il modo in cui noi agiamo ogni giorno si basa sul buon funzionamento e sull’equilibrio dinamico tra due sottosistemi del sistema nervoso, chiamati “simpatico” e “parasimpatico”. Il sistema simpatico favorisce l’attivazione, l’eccitazione e le reazioni di attacco e fuga, il sistema parasimpatico favorisce invece il rilassamento, il riposo, le funzioni digestive e il recupero e la conservazione delle proprie energie.

E’ come avere a disposizione due motori che si attivano in base al modo in cui noi percepiamo la realtà interna ed esterna: se la situazione ci pare tranquilla si attivano i meccanismi che ci permettono di riposare, dormire, immagazzinare e ritrovare energia, se la situazione richiede una maggiore presenza e partecipazione (nelle relazioni e nelle attività di studio, lavoro, sport, tempo libero ecc.) entrano in gioco una serie di meccanismi di attivazione funzionali alle attività da svolgere, se infine percepiamo pericolo entra in gioco prontamente il sistema “attacco-fuga”, che dirige tutte le nostre risorse  sull’individuazione rapida ed istintiva della migliore soluzione all’emergenza, che in sintesi consiste nello scegliere tra fronteggiarla in modo diretto, energico, fermo, aggressivo oppure evitarla, tirarsi indietro, allontanarsi, fuggire.

Se i due sistemi funzionano e si integrano bene tra di loro siamo in grado di modulare le reazioni in base alle circostanze utilizzando le nostre risorse in modo efficace e rispondendo nel miglior modo alle nostre necessità vitali e ai nostri bisogni psicologici.

Il livello di attivazione è correlato con una serie di modificazioni psicofisiche: quanto più è alto, tanto più il nostro fisico si prepara a far fronte alle necessità che le varie situazioni prevedono con chiare modificazioni nei distretti corporei principali: il cervello è maggiormente irrorato di sangue, il cuore pulsa più velocemente, la respirazione polmonare diventa più corta e frequente, i muscoli si tendono.

Esserne consapevoli è utile proprio per cogliere che, dal punto di vista fisico, per mantenere o recuperare la calma è fondamentale:

  • rallentare e rendere più ampia e profonda la respirazione, portando l’attenzione sul diaframma, ovvero sulla “pancia”, che si deve gonfiare e sgonfiare come un palloncino, evitando di respirare con il torace, ovvero la parte alta del dorso, dove c’è uno spazio più limitato per immagazzinare aria (è possibile controllare la correttezza della respirazione appoggiando le palme delle mani in posizione sdraiata e osservando che le dita delle due mani si alzino e si allontanino)
  • allentare le tensioni muscolari, portando l’attenzione sistematicamente su ogni parte del corpo.

E’ certamente più facile ottenere buoni risultati lavorando preventivamente, ovvero consolidando il proprio stato di calma e serenità prima che circostanze non favorevoli ci colgano impreparati e ci obblighino ad intervenire in emergenza.

Ci potremmo chiedere allora perché si perde la calma o perché alcune persone tendono ad essere agitati o ansiosi, ovvero quali sono le correlazioni mentali che favoriscono tali stati.

Una prima considerazione è che il funzionamento dei sistemi su descritti si basano sul modo in cui noi percepiamo ed interpretiamo la realtà. Se la percepiamo in modo non corrispondente a come effettivamente è, anche i comportamenti che ne derivano saranno “scorretti”, ovvero non utili, non funzionali, o esagerati. E’ ciò che accade nelle incomprensioni e nelle conseguenti reazioni, oppure quando stimoli improvvisi ci fanno spaventare o per ragioni che derivano dalla storia personale si vedono nella realtà alcuni segnali di pericolo che di fatto non sussiste (e talvolta saperlo non basta a tranquillizzarci!).

Occorre dunque cercare di migliorare l’esame di realtà, ovvero la nostra capacità di cogliere i vari stimoli, le richieste dell’ambiente e le nostre capacità di rispondervi nel modo più corrispondente possibile a come effettivamente sono.

Il nostro modo di percepire noi stessi e la realtà si traduce in pensieri che prendono spesso la forma di affermazioni vere e proprie.

Ti sarà capitato per esempio di dire, o di sentir dire, di fronte ad una situazione difficile, non ce la posso fare! sperimentando un evidente stato di impasse. Analogamente quando non ci sentiamo a nostro agio o viviamo dei problemi tendiamo a visualizzarci in situazioni di difficoltà, nel timore o nella certezza che si avverino (non riuscire a superare un esame, parlare in pubblico, stare in coda senza svenire ecc.). Ebbene, un altro modo di favorire la calma è utilizzare affermazioni positive e immagini rilassanti, visualizzandoci capaci di affrontare le varie situazioni.

A proposito di affermazioni, un’ultima considerazione riguarda la “delega di potere”, ovvero il pensiero che il nostro benessere dipenda dalle circostanze. Affermare “come si fa a mantenere la calma in queste circostanze?!!” significa “io non posso essere calmo/a nella realtà che sto vivendo” e dare la colpa a qualcosa o qualcuno (genitori, figli, partner, il maltempo, il lavoro, la mancanza di soldi, problemi di salute ecc…). Se può essere vero che le circostanze hanno una certa influenza nel favorire o meno il nostro buon umore, occorre provare ad invertire il nesso di causa ed effetto per non subire passivamente gli eventi e sentire di avere possibilità di scelta e di azione, ovvero tornare a sentire di essere responsabili ed artefici della propria vita.

 

Approfondisco questi temi e le tecniche su descritte nei corsi di Training Autogeno, tecnica di rilassamento che può essere appresa facilmente per favorire la propria capacità di stare calmi e utilizzare in modo efficace le proprie energie.

Informati per le prossime date!

Fermati un momento!

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Fine d’anno, tempo di bilanci

Bilancia

Per molti la fine dell’anno è tempo di frenesie festaiole, se non di agitazione da performance: fare acquisti, impacchettare regali, correre di qua e di là tra negozi traboccanti di cose colorate e strade ingombre di auto in coda sotto le luminarie, fare la spesa per vari pranzi e cene, allestire, cucinare, preparare il teatrino che ogni anno si ripresenta e andare in scena!…
Per molti tempo di gioia natalizia, dopo aver atteso per settimane l’arrivo simbolico di Ciò che dà pienezza alla loro vita.
Per molti altri tempo di tristezza, perché la felicità che li circonda, sia essa reale o pura apparenza, sottolinea ancora di più che manca loro qualcosa, qualcosa di bello, di piacevole, che dia senso e pienezza alla propria vita, manca serenità, pace, allegria…
Per gli studenti tempo di vacanza di metà anno, ma qualcuno non se la gode, già preoccupato del nuovo inizio delle lezioni.
Per qualcuno tempo di divertimento, magari sulla fresca neve di montagna, valanghe permettendo…
Per molti tempo di mangiate straordinarie, in case ben riscaldate, per altri tempo freddo, troppo freddo perché bastino scatole di cartone per coprirsi vicino ai muri della Metropolitana, per fortuna esistono mense dove si riesce a rimediare un piatto caldo, gratis…
Per le aziende queste ultime settimane sono state tempo di bilanci. Per le Scuole e i Servizi educativi le somme si tireranno alla fine dell’“anno sociale”, nei mesi di giugno e luglio, quando molti fremeranno nel caldo estivo, nell’attesa di “staccare la spina”, di prendersi una meritata pausa, di interrompere le normali attività quotidiane, i normali programmi settimanali, dedicarsi ad altro, o semplicemente riposarsi.
Dunque prima o poi, con una talvolta disorientante regolarità, tutti ci ritroviamo a fare i conti con la realtà.
Può valer la pena farlo di proposito, ogni tanto, fermarsi un attimo e guardare indietro…

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Stare bene in 5 minuti

Stare bene in 5 minuti

Descrizione di una semplice tecnica per recuperare benessere ed energia

sveglia

Nella nostra epoca sempre più veloce non c’è molto spazio per la lentezza. Indaffarati e di fretta, siamo orientati verso la meta senza riuscire a cogliere i dettagli del paesaggio che ci corre davanti agli occhi. Ogni luogo della terra è ormai facilmente raggiungibile, grazie a mezzi di trasporto sempre più alla portata e alla possibilità di compiere viaggi virtuali attraverso la rete. Anche mangiare non può essere un impedimento per chi desidera correre, così è stato inventato il fast food, un veloce rifocillarsi, cui si sono contrapposti i filosofi dello slow food, che invitano a recuperare un rapporto con il tempo più a misura d’uomo almeno a tavola, insieme a quanti fanno un elogio della lentezza per tentare di recuperarla.

L’uomo moderno desidera ottenere il più possibile in tempi ristretti e con facilità, secondo il famoso slogan “tutto e subito”, anche laddove occorrerebbe impegno, costanza e pazienza, virtù che molti uomini di oggi hanno lasciato ai loro nonni.
Secondo questo modo di vivere, anche per stare bene non ci si può permettere il lusso di perdere troppo tempo!…

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